Selbst- und Zeitmanagement

Im ersten Schritt gilt es zu unterscheiden, was Selbst- und was Zeitmanagement ist.

Heutzutage ist das Zeitmanagement ein Teilbereich des Selbstmanagement.

Selbstmanagement, das bedeutet sich zu organisieren und strukturieren, um aus den gegebenen Mitteln effektiv und effizient das Bestmögliche zu erreichen. Die vorhandene Zeit dabei möglichst sinnvoll zu nutzen, definiert das Zeitmanagement.

Zum Erlernen und Umsetzen des Selbst- und Zeitmanagements, gibt es verschiedene Techniken und Prinzipien, die wir Ihnen in unserem e-Learningtool vorstellen möchten.

Das Eisenhower-Prinzip hilft im ersten Schritt, anstehende Aufgaben nach Priorität zu sortieren und abzuarbeiten bzw. an andere zu delegieren. Die wichtigsten Attribute sind hierbei Wichtigkeit und Dringlichkeit. Es wird also differenziert, wie wichtig und dringlich eine Aufgabe ist und welche Aufgabe aber noch etwas liegen bleiben kann. Hierfür kann die nachfolgende Matrix angewandt werden:

Wie aus der Matrix ersichtlich, haben dringende und wichtige Aufgaben stets Priorität. Wichtige, aber weniger dringliche Aufgaben, wenn beispielsweise keine Frist einzuhalten ist, sollten effektiv geplant und dann umgesetzt werden, wenn die A-Aufgaben erledigt sind.

Dringende, aber eher unwichtige Aufgaben (hier C-Aufgaben), sollten nach Möglichkeit delegiert werden. In diesem Zusammenhang steht oft der Begriff Zeitfresser. Zeitfresser sind Aufgaben, welche Zeit kosten, jedoch wenig Mehrwert oder Ertrag bieten. Unnötige Aufgaben, hier D-Aufgaben, sollen möglichst vermieden oder beseitigt werden. Hier gilt das Papierkorb-Prinzip.

Wichtiges von Unwichtigem trennen und dabei die anstehenden Aufgaben richtig priorisieren, das klappt sehr gut mit einer klassischen To-Do-Liste.

Machen Sie sich zuallererst eine Auflistung mit allem was ansteht, komplett ohne dabei zu überlegen, was zuerst erledigt werden muss und was ruhig noch etwas liegen bleiben kann. Haben Sie sich eine Aufstellung erarbeitet, gehen Sie diese Punkt für Punkt und überlegen sich, wie Sie welche Aufgabe priorisieren würden und ob manche To-Dos weniger wichtig sind als andere.

Falls ja, packen Sie diesen Punkt auf eine zweite Liste, die sogenannte Not-To-Do-Liste. Erst wenn Sie alle Aufgaben der To-Do-Liste bearbeitet haben, gehen Sie die Aufgaben der Not-To-Do-Liste an. Hier verfahren Sie dann genauso mit den einzelnen Arbeitsschritten wie zuvor.

Zur besseren Organisation im Praxisalltag, ist es empfehlenswert sich selbst Ziele zu formulieren. Vor allem die sogenannten SMART-Methode ist zur Formulierung von Zielen ein bekanntes und beliebtes Vorgehen. Die SMART-Formel lässt sich wie folgt zusammensetzen:

• S Spezifisch: Ziele sollten so konkret und spezifisch wie möglich formuliert sein.
• M Messbar: Qualitative und quantitative Messgrößen bestimmen.
• A Attraktiv: Planen Sie so, dass Sie auch Lust haben, die Ziele angemessen zu erreichen.
• R Realistisch: Machbarkeit der Aufgabe innerhalb der Zeit und mit Mitteln sollte realistisch formuliert sein.
• T Terminiert: Ziele zeitlich bindend planen: Was ist bis wann zu erledigen? Eine konkrete Datumsangabe ist hierbei sehr hilfreich.

Beispiele für smarte Ziele:

• Bis zum 31.12.21 soll die Hälfte aller Patientenakten digitalisiert werden.
• Das einzuführende Qualitätsmanagement soll in der Teamsitzung Montag in drei Wochen mit einer Präsentation vorgestellt werden.

Ähnlich wie bei der SMART-Methode stehen auch hier wieder die Buchstaben des Wortes für Arbeitsschritte, welchen Ihren Alltag koordinieren und organisieren sollen. Gerne können Sie sich hier aber natürlich auch die Gebirgslandschaft der Alpen vorstellen, auch das hat im Alltagsstress sicher eine beruhigende Wirkung.

A: Aufgaben aufschreiben

L: Länge einschätzen

P: Pufferzeiten einplanen

E: Entscheidungen priorisieren

N: Nachkontrollieren

Das Alpen-Prinzip funktioniert im ersten Schritt wie die oben genannte To-Do-Liste. Sie werden hier jedoch sehr viel konkreter, erstellen zeitliche Abfolgen und bieten sich selbst eine Erfolgskontrolle. Vor allem die Nachkontrolle ist in dieser Methode sehr wichtig, da Sie so im Nachgang bewerten können, ob ihre zeitlichen Einschätzungen ausreichend waren oder ob Sie mehr oder vielleicht sogar weniger Pufferzeiten einplanen müssen. Diese Methode gibt Ihnen im Nachgang zudem auch einen detaillierten Eindruck, mit welchem Zeitaufwand eine Aufgabe oder Tätigkeit tatsächlich verbunden ist.

Francesco Cirillo erfand die Pomodoro-Technik, als er noch Student war und nach Methoden suchte, effektiv zu lernen und abzuarbeiten. Er hatte selbst vor allem mit Konzentrationsschwierigkeiten und Prokrastination zu kämpfen.

Die Pomodoro-Technik vereint im ersten Schritt auch solche Methoden wie das Eisenhower-Prinzip oder die ABC-Analyse. Vor allem ist diese Technik aber eine Intervallmethode. Setzen Sie für die Erledigung oder Teilbearbeitung von Aufgaben immer ein Intervall von 25 Minuten an und machen Sie dann 5 Minuten Pause. Eine Einheit aus 25 plus 5 Minuten nennt sich Pomodoro. Nach vier Pomodori machen Sie eine lange Pause von 30 Minuten.

Grundsätzlich wird die Pomodoro-Technik in drei Schritte eingeteilt:

1. Verschaffen Sie sich einen groben Überblick über alle anstehenden Aufgaben und priorisieren sie diese kurz (Eisenhower-/ABC-Analyse).
2. Teilen Sie nun die Aufgaben in 25-Minuten-Intervalle ein. Nutzen Sie als Wecker gerne eine Eieruhr oder auch Ihr Smartphone, sofern dieses Sie nicht ablenkt.
3. Nach 25 Minuten machen Sie eine fünfminütige Pause und gehen danach zurück ans Werk. Das wiederholen Sie bis zu viermal, dann machen Sie eine 30-minütige Pause. Denn trotz der 25-Minuten-Regel lässt die Konzentration auf Dauer nach, weswegen eine lange Pause notwendig wird!

Tipps und Tricks, die die Methodik erleichtern können:

• Sie müssen die Pomodoro-Technik eine Weile praktizieren und sich an die 25-Minuten-Einheiten gewöhnen.
• Cirillo empfiehlt alle Stör- und Ablenkungsfaktoren komplett auszuschalten und hauptsächlich mit Stift und Papier zu arbeiten.
• Im Internet und als App gibt es mittlerweile einige Pomodoro-Wecker, welche Sie nutzen können.
• Sollten Sie mit den 25 Minuten nicht klarkommen, können Sie die Intervalle gerne auf 15 Minuten reduzieren oder auf 40 Minuten erhöhen. Auch dies sollte zum gewünschten Effekt beitragen.

Ziel der Technik ist es, bei einer Aufgabe im sogenannten Flow zu bleiben und Ablenkungen für die Zeitintervalle komplett zu vermeiden. Um aber auch einem Tunnelblick zu entgehen und die Konzentration möglichst lange hochzuhalten, werden die Pausen benötigt.

Oftmals unbeabsichtigt oder unbewusst, geht man einer Gewohnheit oder Tätigkeit nach, welche unheimlich viel Zeit kostet, jedoch keinen Mehrwert bietet. Solche Tätigkeiten nennt man Zeitfresser. Zeitfresser nehmen nicht nur unnötig Zeit in Anspruch, sie lenken uns auch häufig von den wesentlichen Dingen und Aufgaben ab oder werfen uns aus einem Arbeitsprozess raus. Vor allem auch das erneute Einfinden in den Arbeitsprozess kann sehr zeitaufwendig sein.

Nachfolgend einige Beispiele für Zeitfresser:

• Unterbrechung durch andere Personen
• Telefonanrufe und eingehende Mails
• Innere Ablenkung
• Helfersyndrom

Durch passende Gegenstrategien können Sie Zeitfressern entgegenwirken oder diese minimieren.

Um Ablenkungen durch eingehende Benachrichtigungen zu vermeiden, können Sie beispielsweise für den Zeitraum Ihres Arbeitsprozesses die Nachrichtenfunktion Ihres Handys oder Ihrer Mails ausschalten.

Wenn Sie merken, dass Sie immer öfter in Gedanken abschweifen, gönnen Sie sich eine kurze Pause. Ihr Konzentrationslevel ist dann nicht mehr so hoch und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, fällt Ihnen schwerer. Eine kurze Pause um wieder zu geistigen Kräften zu kommen, ist somit effektiver als die Bemühungen weiterzuarbeiten und mit den Gedanken zeitweise doch abzuschweifen. Wenden Sie hier auch gerne die Pomodoro-Technik an.

Sie kennen das sicherlich: eine Kollegin kommt auf Sie zu und bittet Sie, eine Aufgabe für sie zu übernehmen. Sie schafft diese zeitlich leider nicht und bittet Sie demnach um Hilfe. Eigentlich passt Ihnen diese Aufgabe auch nicht in den Zeitplan, aber Sie „wollen mal nicht so sein“ und sagen ihr die Unterstützung zu. Zack, steht auf Ihrer Liste ein weiteres To-Do. Kommt Ihnen das bekannt vor? Dann leiden Sie unter dem sogenannten Helfersyndrom. Nein sagen, selbst wenn Ihnen etwas gar nicht in den (Zeit)Plan passt, fällt Ihnen unfassbar schwer und lieber halsen Sie sich zu viel Arbeit auf, als dass Sie jemandem die Hilfe und Unterstützung verwehren. Doch vor allem diese Zusatzaufgaben können Ihre Organisation stark durcheinanderbringen und Sie unter unnötigen Stress setzen. Erlauben Sie es sich, auch mal Nein zu sagen, vor allem wenn Sie schon eine recht lange To-Do-Liste vor sich liegen haben. Ihre Mitmenschen werden das verstehen und Ihnen nicht böse nehmen.

Der Kontakt mit seinen Kolleginnen und Kollegen sowie Mitarbeitenden ist sehr wichtig. Ein angenehmer Arbeitsplatz steht und fällt mit den sozialen Interaktionen unter- und miteinander. Nichtsdestotrotz kann auch ein Kollege, der auf ein Schwätzchen oder mit einer Fragestellung bei Ihnen vorbeikommt, ein Zeitfresser sein. Wenn Sie sich in einem Arbeitsprozess befinden und nicht ablenken lassen wollen, teilen Sie das ruhig vorher Ihren Kolleginnen und Kollegen mit, nehmen Sie sich aus Telefongruppen heraus und leiten Sie Ihr Telefon zeitweise um.

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